Nómina, seguridad social y parafiscales para empleadores

Para el régimen general de la Ley 100, el trabajador con ingreso base igual o superior a 4 SMMLV aporta un 1% adicional al FSP. Desde 16 SMMLV se adiciona el componente de subsistencia según la escala. Lo asume el trabajador y el empleador lo retiene y gira por PILA, además del 16% ordinario de pensión.

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Considere ingresos concurrentes y la regulación aplicable al período. Esta tabla corresponde al régimen de la Ley 100; no mezcla las tarifas de una reforma cuya implementación esté suspendida.

Fuente: Decreto 1833 de 2016, reglas del FSP.

Las tarifas iniciales de las clases IV y V son 4,350% y 6,960%, respectivamente. Las paga el empleador. La clase debe corresponder a la actividad y al centro de trabajo conforme a la clasificación vigente y a la afiliación validada por la ARL; no se escoge solo por el nombre del cargo.

Una tarifa mayor no reemplaza las medidas de prevención ni el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Fuente: VUE: tarifas de riesgos laborales.

Para trabajadores cobijados por el régimen especial del Decreto 2090 de 2003 procede la cotización ordinaria de pensión más 10 puntos porcentuales a cargo del empleador. Es un aporte distinto de ARL y del FSP.

Estar en clase IV o V de ARL no basta para quedar en este régimen pensional. Hay que verificar la actividad expresamente definida, la dedicación y las condiciones de cobertura y continuidad. La Resolución 6072 de 2024 regula la continuidad para quienes ya estaban cobijados.

Fuente: Ministerio del Trabajo: Resolución 6072 de 2024.

Las comisiones por ventas o resultados del trabajo integran el salario y las bases de aportes. Revise la finalidad de cada bonificación: remunerar el servicio es distinto de una liberalidad ocasional. La alimentación o vivienda entregada como retribución puede ser salario en especie; debe valorarse y registrarse.

Según el artículo 130 del CST, en los viáticos permanentes son salariales la manutención y el alojamiento; transporte y representación se separan. Los viáticos accidentales no constituyen salario. Discrimine valores, motivo, duración y soportes del desplazamiento.

El mínimo corresponde a 10 SMMLV más el factor prestacional de la empresa, que no puede ser inferior al 30% de esa cuantía: el piso general es 13 SMMLV. Revise el valor vigente del año y el factor que corresponda; no basta denominar el pago “integral”.

El pacto compensa anticipadamente las prestaciones, recargos y beneficios comprendidos en él, como prima, cesantías e intereses. No deben provisionarse y sumarse nuevamente como si fueran obligaciones adicionales de un salario ordinario.

Las vacaciones están excluidas del salario integral y conservan su reconocimiento separado. También subsisten las obligaciones de seguridad social y parafiscales.

La base general para salud, pensión y ARL es el 70% del salario integral, aplicando topes y reglas de cada subsistema. SENA, ICBF y caja también se liquidan sobre el 70%. Ese porcentaje es una regla legal de cotización, no el resultado de descontar arbitrariamente un factor prestacional.

El FSP se determina sobre el IBC correspondiente y es a cargo del trabajador. Para la exoneración del artículo 114-1 se revisa lo devengado, no solamente el IBC reducido: un salario integral válido no cumple el requisito de devengar menos de 10 SMMLV.

Las vacaciones se reconocen sobre el salario integral completo conforme a las reglas de liquidación aplicables, no sobre el 70% usado para aportes. El aporte parafiscal sobre las vacaciones de esta modalidad sí conserva la regla del 70%.

Para comparar costos, separe el pago integral, aportes patronales y vacaciones. En una proyección de caja evite sumar dos veces el salario del descanso y su provisión.

Ayuda a cubrir el desplazamiento entre residencia y trabajo, sujeto al límite legal de ingresos y a las condiciones de causación. En el régimen laboral privado no integra el IBC de seguridad social ni la base parafiscal, ni se trata como un beneficio extralegal pactado para aplicar el 40%.

Por disposición legal sí se incorpora al liquidar prestaciones como prima de servicios y cesantías. No se suma a la base de vacaciones. Revise días con derecho, transporte suministrado por el empleador y el valor vigente de cada año.

Fuente: Ley 1 de 1963, artículo 7.

Es un beneficio adicional al previsto en la ley. No hereda automáticamente el tratamiento del auxilio legal. Si paga directamente el servicio, es salario. Si corresponde a un beneficio válidamente no salarial, revise el pacto y el límite del 40%. Si cubre gastos reales para desarrollar las funciones, pruebe su destinación y sepárelo de la remuneración.

Puede cubrir el uso de un vehículo del trabajador para cumplir sus funciones. La exclusión exige demostrar esa finalidad: política, recorridos, actividades, liquidaciones y soportes. Un valor denominado “rodamiento” que en realidad remunera el trabajo puede ser salarial. Si es un beneficio no salarial pactado y no un verdadero medio de trabajo, evalúe el 40%.

Trabajo en casa: la Ley 2088 de 2021 permite sustituir el auxilio de transporte por conectividad para quienes cumplen sus condiciones, hasta dos salarios mínimos. Los dos auxilios no se acumulan.

Teletrabajo: el artículo 53 de la Ley 2466 de 2025 reconoce conectividad en reemplazo de transporte a quienes devenguen menos de dos salarios mínimos. Es equivalente al auxilio de transporte y no salarial; la norma dispone su inclusión en la liquidación de prestaciones sociales.

Pagos adicionales: diferencie el auxilio legal de un reembolso documentado de internet o de un beneficio extralegal. Su tratamiento y la evaluación del 40% dependen de esa naturaleza; no de llamarlo “conectividad”.

Fuente: Ley 2088, artículo 10 · Ley 2466, artículo 53.

Entre las prestaciones legales se encuentran las cesantías, sus intereses, la prima legal de servicios y la dotación cuando procede. Como prestaciones legales no integran el salario ni las bases ordinarias de seguridad social y parafiscales; tampoco se agregan como beneficios extralegales al cálculo del 40%.

No confunda la prima legal de servicios con una “prima” o bonificación extralegal que remunere directamente el trabajo: esta última exige analizar su verdadera naturaleza.

Durante el descanso se mantienen aportes a salud y pensión conforme a la base especial aplicable, tomando la base previa al inicio del descanso. No se cotiza a ARL por los días sin exposición laboral correspondientes a vacaciones. Para CCF, SENA e ICBF, los pagos por descansos remunerados integran la base, sin perjuicio de las exoneraciones.

Su compensación no se trata como salario para el IBC ordinario de salud, pensión y ARL; sí integra la base parafiscal por su naturaleza de descanso remunerado. Separe vacaciones disfrutadas, compensadas y liquidación final: registrar todo como “prestaciones” puede causar errores.

Reporte fechas reales y días cotizados. La afiliación no reemplaza el ingreso en PILA, y terminar el contrato sin reportar el retiro puede generar cobros por deuda presunta.

Incluya incrementos, comisiones, horas extras, recargos y demás factores salariales en el período correcto. Distinga variaciones permanentes y transitorias y recalcule IBC, FSP y el límite del 40% cuando corresponda.

Identifique origen común o laboral, fechas, días, reconocimiento y valor de la prestación. Salud y pensión siguen reglas especiales sobre esa prestación; no se utiliza indiscriminadamente el salario normal para todos los subsistemas. Distinga los días de ausencia de los efectivamente trabajados y conserve la certificación.

Registre los días y el tipo de novedad. Salud y pensión conservan la obligación bajo su base especial; los descansos remunerados hacen parte de la base parafiscal. Revise ARL según los días efectivamente expuestos al riesgo.

No equivalen a un retiro. En salud subsiste el aporte patronal bajo las reglas especiales de suspensión y las exoneraciones aplicables; no se cobra la parte del trabajador por esos días. Pensión, ARL y parafiscales no se liquidan automáticamente con esa misma base: revise la causal, duración y demás pagos del período.

Verifique traslados de EPS o administradora de pensiones, fechas de efectividad y cambios de centro de trabajo, actividad o clase de riesgo. Un cambio en nómina no sustituye el trámite ante la administradora.

La regla general es de 18 semanas remuneradas, con ampliaciones y supuestos especiales por prematuridad, parto múltiple, discapacidad, adopción o extensión. La certificación determina las fechas y duración aplicables.

En materia laboral se toma el salario al iniciar la licencia; si es variable, el promedio del último año o del tiempo trabajado si es menor, conforme al artículo 236 del CST. Para el reconocimiento de la EPS se utiliza el IBC reportado al inicio, bajo los requisitos de cotización y reconocimiento vigentes. Estas bases pueden diferir.

Como fórmula de referencia: base mensual aplicable ÷ 30 × días reconocidos. La prestación completa equivale al 100% de esa base por los días de licencia. Cotizaciones incompletas u otras circunstancias pueden afectar lo que reconoce la EPS; no autorizan a reducir automáticamente el derecho laboral.

La duración general de paternidad es de dos semanas, sujeta a la regulación aplicable al nacimiento. El reconocimiento por la EPS utiliza el IBC al inicio y exige verificar cotizaciones y documentos; el registro civil o documento de adopción se presenta dentro del término legal de 30 días.

La licencia parental compartida permite distribuir, cumpliendo requisitos, las últimas seis semanas de maternidad. La modalidad flexible de tiempo parcial requiere acuerdo y condiciones legales: no se liquida como una ausencia completa si existe trabajo parcial.

El valor se calcula sobre la base correspondiente a quien disfruta la licencia y los días reconocidos. No suponga que ambos padres tienen la misma base ni duplique días transferidos.

Salud y pensión: continúan sobre el valor de la licencia que corresponda al período, conservando las proporciones patronales y del trabajador y verificando exoneración de salud y FSP cuando procedan.

ARL: no se cotiza por los días completos de licencia sin exposición laboral. CCF, SENA e ICBF: la prestación económica de maternidad o paternidad no constituye salario ni descanso remunerado para esta base; no se liquida aporte parafiscal sobre ella. Sí se revisan los salarios y otros factores causados en los días trabajados del mismo mes.

Reporte la novedad LMA, fechas y días. En un mes mixto, separe el tiempo laborado de la licencia: no aplique una única base a toda la nómina.

Si la base reconocida es $3.000.000 y corresponde el pago completo de 14 días, la prestación es $3.000.000 ÷ 30 × 14 = $1.400.000. Sobre esa porción se calculan salud y pensión conforme a las reglas aplicables; el resto del mes se liquida por separado. El ejemplo no incluye novedades concurrentes, exoneraciones ni ajustes de la EPS.

El empleador gestiona el reconocimiento ante la EPS y cumple el pago al trabajador; no debe trasladarle el trámite ni condicionar su derecho a que la EPS haya reembolsado. Conserve certificado, registro civil, planillas y respuesta de reconocimiento.

En el presupuesto, separe el desembolso al trabajador del valor efectivamente recuperable de la EPS. No dé por seguro el reembolso antes de validar sus condiciones. Para salario integral, revise expresamente la diferencia entre la base laboral y el IBC del 70%.

Luto, calamidad doméstica y los demás permisos remunerados legales o acordados requieren identificar su causal, duración y soporte. Normalmente el empleador conserva el pago del salario; no existe un reembolso de EPS por el solo hecho de llamarse licencia.

Salud y pensión se liquidan bajo las reglas de permisos remunerados y la base previa que corresponda. Los pagos de descanso remunerado integran la base parafiscal, sujeto a exoneraciones. Revise la no cotización a ARL por los días completos de ausencia sin exposición y reporte la novedad pertinente.

No hay salario por los días suspendidos, pero la relación laboral continúa. En salud se mantiene el aporte patronal sobre la base especial aplicable, considerando la exoneración; no se exige la parte del trabajador por esos días. En la suspensión ordinaria no se generan aportes de pensión, ARL ni parafiscales por días sin servicio ni remuneración, sin perjuicio de reglas especiales u otros pagos del período.

Reporte SLN y conserve el acuerdo o fundamento de la suspensión. No la registre como retiro ni como incapacidad; revise por separado su efecto en la causación de prestaciones y vacaciones.

La incapacidad de origen común o laboral tiene reglas propias de porcentaje, pagador, duración y base. No se calcula automáticamente al 100% como maternidad. Separe origen, días certificados y valor reconocido; durante incapacidad se mantienen salud y pensión conforme a su régimen, y se revisan los días sin exposición y las bases parafiscales.

Use la base de liquidación legal del período anterior al inicio, el porcentaje correspondiente al día acumulado y los días certificados: base mensual ÷ 30 × porcentaje × días, con el piso legal que corresponda.

Un certificado que cruza el día 90 se divide entre los tramos respectivos. Verifique afiliación, semanas mínimas de cotización, validación del certificado y prórrogas; no presuponga que todo valor pagado por el empleador será reembolsado.

La EPS debe emitir el concepto de rehabilitación antes del día 120 y remitirlo a la administradora de pensiones antes del día 150. Con concepto favorable, puede diferirse la calificación mientras continúa la recuperación; si es desfavorable, debe impulsarse la calificación sin demora.

Entre los días 181 y 540, la regla general asigna el subsidio a la administradora de pensiones, incluida Colpensiones según la afiliación. Un concepto desfavorable no permite negar automáticamente todo pago. Si la EPS incumple la emisión o remisión del concepto, puede tener que asumir el subsidio posterior al día 180 hasta cumplir su obligación. Revise el expediente y las fechas.

La EPS retoma el reconocimiento en los supuestos legales de incapacidad prolongada, como la necesidad de continuar tratamiento con posibilidad de recuperación o la persistencia de la enfermedad pese al manejo adecuado. Debe existir seguimiento, certificación y revisión del caso.

No se genera automáticamente una pensión por alcanzar 180 o 540 días. La pensión de invalidez requiere calificación y los demás requisitos legales. El empleador tampoco puede asumir que el contrato terminó: debe revisar rehabilitación, restricciones, reintegro o reubicación y la protección laboral aplicable.

La ARL reconoce el subsidio de incapacidad temporal al 100% de la base legal aplicable. En accidente de trabajo se reconoce desde el día siguiente al evento; el día del accidente corresponde al empleador. En enfermedad laboral, desde el inicio de la incapacidad reconocida.

La Ley 776 prevé 180 días, prorrogables hasta por otros 180 cuando sea necesario para tratamiento o rehabilitación. Si no hay recuperación, se inicia la calificación; la ARL continúa pagando mientras se define el grado de incapacidad o invalidez conforme a la ley. No se traslada el caso a la AFP únicamente por superar 180 días.

Origen común: salud y pensión se liquidan sobre el valor de la incapacidad bajo las reglas aplicables, manteniendo las proporciones y verificando exoneraciones y FSP. La continuidad de la incapacidad no equivale a una novedad de retiro.

Origen laboral: la ARL asume la parte patronal de salud y pensión sobre la base legal de la incapacidad y descuenta la parte del trabajador, según el mecanismo de pago. Concilie lo reconocido, pagado y reportado para evitar omisiones o duplicaciones.

ARL y parafiscales: por los días completos de incapacidad sin trabajo no se cotiza a riesgos laborales; el auxilio por incapacidad no es base de CCF, SENA o ICBF. Los salarios y otros pagos del resto del mes sí se analizan por separado. Reporte IGE para origen común o IRL para laboral y conserve las certificaciones.

Organice certificados y prórrogas, fechas acumuladas, IBC, planillas, radicados, concepto de rehabilitación, decisiones de origen y calificación, y pagos recibidos. En los trámites a su cargo ante EPS, no traslade la gestión al trabajador.

Si se discute el origen, solicite decisiones y gestione la controversia por el procedimiento legal; la disputa entre entidades no debe dejar al trabajador sin atención ni protección. En la proyección de costos, muestre por separado el pago al trabajador, el reembolso esperado y el efectivamente reconocido.